Как организовать кофе-брейк на конференцию

Кофе-брейком называют перерыв на деловом мероприятии или приеме, необходимый для отдыха его участников. Такой перерыв очень актуален на конференциях, семинарах, выставках, презентациях, тренингах и деловых встречах. Кофе-брейк позволяет участникам мероприятия сделать паузу, передохнуть, перекусить и за чашечкой кофе обсудить насущные вопросы с другими гостями.

Кофе-брейк на конференцию: правильная организация

Организация питания на конференции требует предварительной подготовки. Нужно продумать много деталей и ответить на важные вопросы: чем угощать участников мероприятия, в каких условиях это делать и кто этим займется. Среди первоочередных задач по организации кофе-брейка можно выделить следующие.

1. Создание обеденной зоны

Так как кофе-брейк предполагает наличие угощений и напитков для участников мероприятия, организатору конференции необходимо позаботиться о создании соответствующей зоны в помещении. Помните, что она не должна быть слишком далеко от места проведения мероприятия. Для кофе-брейка подойдет просторная комната, где можно поставить столы для угощений и непосредственно приема пищи, например, отдельная комната, холл или коридор.

Обычно используются высокие столы, за которыми предлагается перекусить стоя. На отдельных столах располагаются закуски. Гости должны хорошо видеть эти столы и иметь возможность беспрепятственно к ним подойти. На другой стол следует поставить аппарат с кипятком для чая, а также кофемашину с добавками для кофе (молоко, сахар и т.д.). Обеденную зону для кофе-брейка можно легко создать даже в помещении, не приспособленном для приема пищи, так как данный формат питания не требует большого количества столов и посадочных мест.

2. Расчет времени

Нужен ли кофе-брейк на конференции? Если ваше мероприятие длится несколько часов и более – перерыв нужен обязательно. На одном мероприятии можно провести от одного до четырех кофе-брейков в зависимости от продолжительности конференции. Один кофе-брейк проводится в перерыве, чтобы гости перекусили. Если вы задумали несколько кофе-брейков, один из них может быть организован в начале мероприятия, один-два в перерыве и еще один в завершение конференции. Один кофе-брейк длится до 30-40 минут. Например, если конференция займет восемь часов, вы можете организовать три кофе-брейка.

3. Составление меню

В меню кофе-брейка обычно входят блюда, которыми можно быстро перекусить: закуски, свежая выпечка, бутерброды, блинчики, печенье, фрукты и десерты. В качестве напитков предлагаются чай, кофе, минеральная вода, в некоторых случаях алкогольные напитки. Позаботьтесь о выборе правильного поставщика продуктов для кофе-брейка. Предлагаемые блюда должны быть свежими и вкусными. Кроме того, необходимо правильно рассчитать количество блюд на число участников конференции.

4. Обслуживание

Несмотря на то, что на кофе-брейке принято самообслуживание, организаторам все равно необходимо следить за порядком на столах, убирать грязную посуду, подавать новые блюда. Для этого могут потребоваться официанты.




Как заказать кофе-брейк на конференцию

Как правило, организацией кофе-брейка занимаются нанятые для этой цели люди – специалисты по кейтерингу. Доверив все организационные задачи профессионалам, вам не придется волноваться о том, как организовать кофе-брейк на конференцию. Чтобы заказать кейтеринговые услуги, выберите надежную компанию с большим опытом работы и положительными отзывами. В Москве этим требованиям соответствует кейтеринг-компания «Министерство». Затем укажите дату и место проведения конференции, количество приглашенных лиц. Оговорите ваши предпочтения по поводу меню.

Специалисты предложат вам несколько вариантов кофе-брейков, а вы выберете наиболее приемлемый. Допускается составить меню индивидуально для вашего мероприятия, компания «Министерство» также приглашает своих заказчиков на дегустацию блюд.

Кроме самих блюд, кейтеринговые компании предоставляют в аренду мебель для кофе-брейка, посуду, столовые приборы, элементы декора. Также вы можете заказать обслуживание кофе-брейка официантами. Компания «Министерство» предлагает кейтеринговые услуги высокого уровня для обслуживания престижных мероприятий с неограниченным количеством гостей. Большой опыт позволяет специалистам компании обслуживать крупные международные деловые мероприятия на несколько сотен или тысяч гостей.

Также компания «Министерство» предоставляет своим клиентам возможность самостоятельно рассчитать стоимость кофе-брейка при помощи онлайн-калькулятора. Вы можете выбрать понравившиеся блюда прямо на сайте и рассчитать стоимость кейтеринговых услуг, исходя из количества участников мероприятия, выбора блюд и наличия дополнительных услуг. Заказать кофе-брейк – просто. Избавьте себя от организационных трудностей и получите высококлассное обслуживание на вашем мероприятии, обратившись к кейтеринг-компании.